Mijn vraag: BTW en invoerrechten betalen bij import?

Op mijn webshop verkoop ik metalen speelgoed. Voor de distributie maak ik gebruik van een warehouse van Amazon in Duitsland. Nu heb ik een serie speelgoed laten maken in Mexico. Het arriveert binnenkort per zeecontainer in Rotterdam. Hoe gaat dat dan met betaling van belastingen?

De eerste relevante vraag is waar je verkoopt. Zelfs al ligt je voorraad in Duitsland, waarvandaan je pakketjes verstuurt, BTW betaal je waar je bij de consument aflevert. Als jij de postzegel plakt (of opdracht hebt gegeven het pakketje te versturen) dan ben jij verantwoordelijk tot het pakketje zijn eindbestemming bij de klant heeft bereikt. Je betaalt overigens zelfs BTW van de verzendkosten die jouw klant aan jou betaalt. Lever je pakketjes af bij klanten in Nederland? Dan betaal je voor die orders BTW in Nederland, en heb je dus een Nederlands BTW nummer nodig.

Nederlandse BTW?

Als je zeecontainer met speelgoed wordt ingeklaard in Nederland betaal je bij binnenkomst in de EU de Nederlandse BTW[i]. Dat zal gebeuren bij een van de in het Rotterdamse[ii] havengebied gevestigde kantoren van de douane. Via je Nederlandse BTW nummer vraag je de bij invoer bij de douane betaalde BTW terug.

In theorie kun je ook je container verzegeld laten doorsturen naar Duitsland, doorvoeren[iii] heet dat, om in Duitsland te laten inklaren. Het aantrekkelijke van die optie is dat je een factuurslag minder hoeft te administreren. Nadeel is dat de afstand tussen jou en je goederen groter blijft, waardoor je zelf minder controle houdt op (kwaliteit van) je goederen.

Inklaren

Je zeecontainer met speelgoed moet worden ingeklaard, dat wil zeggen dat je bij de douane aangeeft wat voor goederen je invoert, wat de waarde is, en hoeveel invoerrechten je betaalt. Gelukkig leven we in een vrij land, en mag je dat allemaal zelf doen. En toch moet ik je aanraden om er een inklaringsbureau[iv] of expediteur voor in te huren. Vermoedelijk kan het wel gedaan worden door het expeditiebureau dat jouw container vervoerde van Mexico naar Rotterdam; voor honderd Euro heb je dan je goederen het snelst door de douane heen. Een expediteur is namelijk gewend aan alle procedures, maakt geen beginnersfouten, en wordt door ambtenaren van de douane herkend als betrouwbaar. Deels komt dat door certificering als AEO[v] (Authorised Economic Operator).

Een AEO heeft over het algemeen de beschikking over een entrepot[vi], waar goederen blijven tot aan alle eisen van de douane is voldaan. Er wordt gebruik gemaakt van goedgekeurde software[vii], die aangiften van inklaring geautomatiseerd instuurt naar de Belastingdienst, inclusief sleutels die bewijzen van wie berichten afkomstig zijn. Het betekent dat de douane (onderdeel van de Belastingdienst) de aangifte geautomatiseerd (en daarmee snel) kan verwerken. Zelfs als het gehele internet stil ligt kan een AEO nog inklaren, met handmatige AGS[viii] formulieren (als voorbeeld is een formulier als voorbeeld[ix] ingevuld). Er gelden echter voorwaarden[x] om AGS te mogen gebruiken, en daar zul je niet aan voldoen. Zelf een AEO opzetten is uitsluitend rendabel als je al zeker bent dat je dagelijks goederen importeert.

Broekzak vestzak betaling van BTW voorkomen

Heb je een Nederlands BTW nummer, dan kun je misschien een artikel 23 verklaring[xi] aanvragen waarmee het afdragen en vervolgens terugvragen van BTW niet meer nodig is. Een van de voorwaarden voor artikel 23 is dat je gevestigd bent in Nederland, maar vermoedelijk volstaat het om een postadres te hebben. Omdat je toch al in Nederland woont zal het geen enkel probleem zijn om volkomen naar waarheid te melden dat jij je bedrijf aanstuurt vanuit Nederland, waar je dus gevestigd bent. Een andere voorwaarde voor artikel 23 is dat je met enige regelmaat importeert, dus dat het niet een eenmalige kwestie is. Hoe vaak “met enige regelmaat” is staat nergens beschreven. Het zal meer dan twee keer per jaar moeten zijn, maar iedere ambtenaar kan een andere ondergrens hanteren.

Heb je geen BTW nummer in Nederland[xii], maar wel een in Duitsland, dan kun je via de Duitse Belastingdienst de bij invoer in Nederland betaalde BTW terugvragen[xiii]. Het moet dan wel gaan om meer dan € 400 BTW (binnen een kalenderjaar)[xiv].

MOSS

Er bestaat tegenwoordig een systeem waarmee je op basis van je BTW nummer in een EU land aangifte kunt doen van verkopen in andere EU landen. Dit systeem heet in Nederland MOSS[xv] (Mini One Stop Shop[xvi]). De Belastingdienst is er trots op, en terecht, dat een echt Europees systeem is ontwikkeld waar iedereen aan mee doet. Misschien doen niet alle Europese landen van harte mee, maar je mag hopen dat een succesvolle samenwerking de geesten rijp maakt om op meer vlakken samen te werken.

Vooreerst kunnen uitsluitend digitale diensten aan particulieren aangegeven worden via MOSS. Je moet dan denken aan software, apps, online gamen en gokken, muziek downloaden en digitale boeken lezen. De betaling gaat in grote volumes kleine bedragen, voor een logistiek gezien eenvoudig en eenvormig product, waarbij alle stappen in het verkoopproces digitaal gevolgd kunnen worden. De Belastingdienst levert aan de betrokken bedrijven een prettige service, maar verwacht daar diepgaand inzicht in analyseerbare data voor terug.

Voor andere sectoren is de ontwikkeling relevant, omdat de Belastingdienst er een internationale proeftuin mee heeft gecreëerd. Processen voor aangifte en controle kunnen binnen een overzichtelijke sector worden getest en uitgebalanceerd. Op termijn zullen ook andere sectoren kunnen profiteren van de kennis die nu wordt opgebouwd.

Vervoer van goederen binnen Europa

Als je bij invoer je Nederlandse BTW nummer opgeeft, maken de goederen deel uit van je Nederlandse voorraad. Je schreef echter dat je een warehouse in Duitsland gebruikt. Door de Europese douane-unie heb je geen last van een controlepost bij de grens tussen Nederland en Duitsland. Toch ben je verplicht de verplaatsing van de goederen in je administratie te registreren. Het belangrijkste is dat je goed in beeld houdt (en dit bij een belastingcontrole kunt onderbouwen) wat er is gebeurd. Maak daarom een gewone factuur op die je verstuurt van je ene (Nederlandse) BTW nummer naar je andere (Duitse) BTW nummer. Bewaar bij die factuur een PDF van het dossier, met in ieder geval transportnota en specificatie van aantal en soort goederen.

Aparte administratie per land

Voor het goede overzicht van de plaats van de goederen voor de BTW kan het prettig zijn om per BTW nummer een aparte administratie te hebben. Krijg je voor de BTW een belastingcontrole, dan kun je zonder verdere toelichting inzage geven in de administratie die je voor dat BTW nummer voert.

Dat je voor een bedrijf meerdere administraties voert is geen enkele belemmering. Je moet wel na afloop van het jaar alle administraties consolideren (optellen) om er een winstaangifte voor te kunnen doen.

Nu is de kans groot dat je webshop in veel meer Europese landen verkoopt dan alleen Nederland en Duitsland. Dan zou je in al die landen een eigen BTW nummer moeten hebben. Per land[xvii] zijn de bedragen anders, maar zolang je in een land minder dan € 10.000 verkoopt mag je gewoon aangifte doen[xviii] op basis van je BTW nummer in het land waar je de goederen hebt liggen. Het betekent dat je niet in ieder land een eigen BTW nummer hoeft te hebben.

ICP en VIES

Klanten die een BTW nummer hebben zullen altijd vragen om een factuur waar de BTW in hun land mee verrekend kan worden. Hebben zij een Duits BTW nummer, dan factureer je gewoon de Duitse BTW. Eigenlijk geldt voor ieder land waar jij zelf een BTW nummer hebt, dat je daar gewoon de lokale BTW kunt factureren. Dat ligt lastiger voor de landen waar je geen BTW nummer hebt. Dan mag je een zogeheten ICP factureren, een Intra Communautaire Prestatie, dat wil zeggen een nultarief (dus geen BTW). Je bent dan wel verplicht om naast je gewone aangifte BTW een ICP aangifte te doen. In die ICP aangifte moet je het BTW nummer van je klant noemen. Je bent zelfs verplicht om gecontroleerd te hebben of dat BTW nummer geldig is op het moment van factureren. Dat doe je met VIES[xix], VAT Information Exchange System[xxii]. Van VIES krijg je als melding dat het opgevraagde BTW nummer bestaat, en de naam van de belastingplichtige wordt er bij genoemd. Bewaar in je klantdossier een afdruk van de melding van VIES, als bewijsstuk; de Belastingdienst vraagt bij controle ook daadwerkelijk naar deze bewijsstukken. Deugt je bewijs niet, dan hang je zelf voor de BTW. Per saldo is het gevolg dat je extra kosten maakt door bedrijven ter wille te zijn met een factuur zonder BTW. Dat hoeft niet erg te zijn als ze voor duizenden Euro´s bij je inkopen, maar tientjeswerk levert jou alleen maar verlies op.

Een administratie voor alle landen samen

Is je webshop zo succesvol dat je in een groot aantal landen aangifte moet doen, vraag je dan af of het handig is om voor ieder van die landen een aparte administratie te hebben. Het mag namelijk wel, maar het hoeft niet.

Nadeel van al die landen samen in een administratie hebben is dat je bij iedere belastingcontrole inzage moet geven in je volledige administratie. Op zich niet erg, maar het nare is dat je iedere keer helemaal moet uitleggen wat er wel en niet bij het BTW nummer van dat ene land hoort. Hier in Nederland zal dat nog wel lukken, maar hoe goed lukt jou dat in het Italiaans of Roemeens?

Intercompany accounting

Heb je aan de andere kant voor ieder BTW nummer een aparte administratie, dan moet je voor een verkoop in een ander land tegelijkertijd in je Duitse administratie vastleggen dat de goederen vertrokken zijn. Dat doe je met een verkoopfactuur, die inkoopfactuur is in de administratie voor het land waar je de goederen hebt afgeleverd.

Zorg dat je een gedegen database hebt van alle transacties. Uit die database maak je periodiek (per week of per maand) een exportbestand dat je importeert in de verschillende BTW administraties. Eenmaal doordacht opgezet werkt het relatief eenvoudig, maar het is belangrijk dat je intercompany aansluitingen gedegen controleert. Huur daar een ervaren professional voor in.

Brexit

Op dit moment weten we nog niet precies hoe het gaat met de Brexit, het vertrek van de UK uit de EU. Globaal houden we nog rekening met drie mogelijkheden:

1. Het loopt met een sisser af en de Brexit wordt afgeblazen, de UK blijft lid van de EU. Om redenen van binnenlandse politiek in de UK is dit niet waarschijnlijk.
2. Er worden alsnog goede afspraken gemaakt tussen de UK en de EU over de handel na de Brexit. Die kans wordt steeds kleiner.
3. De UK vertrekt uit de EU zonder dat er handelsafspraken zijn gemaakt.

Laten we er maar rekening mee houden dat de UK vertrekt uit de EU zonder dat er goede afspraken gemaakt zijn. Gevolg zal zijn dat als je iets verkoopt aan een klant in de UK, dit door Europese landen wordt gezien als export naar buiten de EU. Onder voorwaarde dat je kunt bewijzen dat de goederen de EU verlaten hebben is dat eenvoudig voor je eigen aangifte BTW. Je geeft gewoon nultarief wegens export aan. Aan de Britse kant zal het minder eenvoudig gaan. Jouw pakketje moet daar door de douanecontrole heen, en met wat pech betaalt jouw klant BTW en invoerrechten via de pakketbezorger. Niemand wordt daar blij van. Dit is de reden dat momenteel alle beschikbare opslagruimte aan zowel de Britse als de Europese kant van het Kanaal volgestouwd is met voorraden[xx]. Geen enkel bedrijf wil na de Brexit voor verrassingen komen te staan. Je wilt dat klanten op een acceptabele manier worden geholpen, en een onervaren douane[xxi] helpt daar niet bij.

© Jeroen van Rossum, 4 februari 2019.

De redactie van ESK belicht actuele kwesties. Wij leggen het verband tussen (fiscale) wetgeving en ondernemen, maar een persoonlijke opinie steken wij niet onder stoelen of banken. Als lezer kun je vragen op ons formulier stellen. Wij doen ons best om juiste en accurate informatie te geven, maar zijn niet aansprakelijk voor eventuele fouten of verkeerde interpretaties.

Waarschuwing: wat waar is als het wordt geschreven kan achterhaald raken door ontwikkelingen in wetgeving, techniek en economie. Raadpleeg daarom altijd een professional voordat je grote beslissingen neemt. De kosten om een deskundige in te huren wegen niet op tegen de kosten van een miskleun.

Bronnen: