Vraag: kilometers declareren voor prive leaseauto?

Indien u de door u uitgedachte oplossing zonder meer toepast, krijgt u de grootste problemen bij een eventuele belastingcontrole. Maar ik zal er iets dieper op in gaan, zodat u makkelijker langs de rand van het toegestane balanceert.

Volgens mijn calculatie mag u met een auto van vijftigduizend gulden meer declareren dan u aan feitelijke kosten kwijt bent. Dit komt doordat het de fiscus niet interesseert hoe duur uw auto is: u mag ƒ 0,60 per kilometer declareren. U moet er wel rekening mee houden dat de fiscus zelf gegevens verzamelt over uw rijgedrag en kilometerstanden. Dus als uw auto in de garage is geweest, is bekend wat op die datum de kilometerstand was. Misschien heeft u een brandstofpasje? Dat soort dingen.

Standaard advies is om een schrijfblok in de auto te leggen, waarop u telkens als u thuis komt noteert wat de kilometerstand is, wat de datum is en waar u geweest bent. In een tussenliggende kolom noteert u een "P" voor prive, een "Z" voor algemeen zakelijk en een "W" voor woonwerkverkeer. Dit laatste heeft namelijk een aparte fiscale status (daar mag geen kilometervergoeding voor gegeven worden, maar een veel lager vast bedrag per maand). Pech als u op een dag zowel "P" als "Z" en "W" doet, want dat brengt meer administratie met zich mee. Een keer in de maand voert u de gegevens 'datum', 'kilometerstand' en 'PZW' in op een spreadsheet. Als u enige vaardigheid met spreadsheets heeft berekent de machine automatisch wat u aan uw werkgever mag declareren; eventueel laat u iemand een keer een modelletje maken. Sympathiek voor uw werkgever als u meteen doorrekent dat 12% van uw declaratie beschouwd mag worden als te verrekenen omzetbelasting.

Van die 65.000 kilometer die u per jaar rijdt zijn er 15.000 prive en 50.000 zakelijk. Nu ga ik er even van uit dat u geen vast reispatroon heeft naar een vaste werkplek of een vaste regio, en dus geen last heeft van het reiskostenforfait. Van de Belastingdienst mag u inclusief BTW dertigduizend gulden per jaar declareren, die bij u belastingvrij is.

Het aandeel rente in de maandelijkse leasetermijn is alleen aftrekbaar indien het financial lease betreft. Dit betekent dat u de auto gewoon gekocht heeft en dit financierde met een lening. De rente is als consumptieve rente tot maximaal ƒ 5.202 per jaar aftrekbaar (of het dubbele, indien u gehuwd bent). Indien de leasemaatschappij alles voor u regelt, is van belang dat de rente apart gefactureerd wordt; om te voorkomen dat u omzetbelasting betaalt over verzekering en motorrijtuigenbelasting, moeten ook die posten apart genoemd worden op de factuur. U mag wel afspraken hebben over gegarandeerde inruilwaarde, maar de redactie van de tekst in het contract luistert nauw en deze kunt u het beste even voorleggen aan een specialist. Een garantie zal u overigens altijd iets kosten (zoals minder korting bij aankoop).

Nadeel van financial lease is dat u bij latere inruil van uw auto minder vrij bent om naar een andere leasemaatschappij over te stappen. Wilt u weer een leaseauto "van de zaak", dan bent u de omzetbelasting over de inruilwaarde van uw eigen auto kwijt. Afhankelijk van de mate waarin de boekhouding van de leasemaatschappij meewerkt zou de leasemaatschappij de nu aan u verkochte auto te zijner tijd weer van u terug kunnen kopen, uiteraard tegen waarde na afschrijving. Bij onzorgvuldig factureren bij inruilen ontstaat echter een conflict met de inruilregeling die de omzetbelasting kent (er behoeft alleen BTW afgedragen te worden over wat u bijbetaalt bij inruil van een auto).

Levert deze constructie nu wat op? Als voorbeeld neem ik een dieselauto van tweeduizend kilogram die u in de winkel vijftigduizend gulden kost. De helft wordt afgeschreven in vier jaar en de andere helft in 200.000 kilometer. Na twaalf maanden ruilt u uw auto in.

Op basis van twaalf procent rente per jaar, kosten rente en afschrijving u ƒ 18.537 in het eerste jaar. Samen met ƒ 3.752 motorrijtuigenbelasting, ƒ 1.934 verzekering (prijsopgave Univé) en duizend gulden onderhoud zult u ƒ 25.223 kwijt zijn. Bij een marginaal tarief van 50% inkomstenbelasting over de inbegrepen ƒ 4.672 rente, blijft daar netto ƒ 22.887 van over. Zelfs als ƒ 5.200 brandstof (diesel voor 65.000 kilometer) meegerekend wordt, houdt u van uw belastingvrije kilometerdeclaraties nog bijna tweeduizend gulden netto over.

Is dit ook aantrekkelijk voor uw werkgever? Van de dertigduizend gulden kilometerdeclaraties die u mag indienen, mag 12% omzetbelasting verrekend worden, zodat uw werkgever feitelijk ƒ 25.532 kosten zal betalen. Dit is minder dan de kosten van rechtstreekse lease door uw werkgever: ƒ 26.739 na verrekening van voorheffing in bovenstaand rekenvoorbeeld. Verder behoort de werkgever van een werknemer die privegebruik van een leaseauto bijtelt 12% omzetbelasting af te dragen over het privegebruik; dat zou in uw geval ƒ 1.200 per jaar aan kosten voor uw werkgever met zich meebrengen, die uitgespaard wordt door kilometers te declareren.

Per saldo sparen u en uw werkgever per jaar ƒ 9.320 uit als u kilometers declareert in plaats van een leaseauto van de zaak te rijden. Zonder deugdelijke kilometeradministratie gaat u echter wel de mist in.

Bewust ben ik er niet op ingegaan dat u een buitenlandse werkgever heeft. Ik ga er namelijk van uit dat u woont en werkt in Nederland. Over het algemeen betekent dit dat uw werkgever geacht wordt goederen (of diensten) te leveren in Nederland, eventueel via een "vaste inrichting in Nederland". Voor alle relevante belastingen is uw werkgever dan gewoon belastingplichtig in Nederland.

© Jeroen van Rossum, 23 mei 1999