Vraag: hoe moet ik kilometeradministratie bijhouden?

In een aantal antwoorden over lease-auto's komt kilometerregistratie naar voren. Nu weet ik dat er apparaten zijn die hiervoor in de auto te bouwen zijn. Is dit strikt noodzakelijk of mag ik ook zelf op schrift bijhouden wanneer ik waarheen ben gereden en waarom, in combinatie met brandstofbonnen. Tweede vraag is of ik de kilometers die ik maak om naar mijn werkplek te gaan als prive of zakelijk mag opvoeren?

P. K. te Amsterdam.

De Belastingdienst eist dat er een kilometeradministratie is en veronderstelt dat dit op schrift gebeurt. De voornaamste eisen zijn dat u voor iedere rit die u niet privé acht vastlegt wat de datum, beginstand, eindstand, gereden afstand, bezoekadres en eventueel route was; de meeste apparaatjes behoeven dus nog een aanvullende vastlegging (maar dat had de fabrikant nog niet in de publiciteit gebracht). Knap duur apparaat dat ook de route vastlegt, terwijl een schriftje van 1,75 bij de HEMA net zo goed is. Doel is om te beoordelen of de door u opgegeven verhouding tussen zakelijk en privé wel correct is.

Het is niet vereist om de door u genoemde brandstofbonnen te combineren met uw kilometeradministratie. Zelf doe ik het wel, omdat ik het verbruik en de werkelijke kosten in de gaten wil houden (natuurlijk met als doel om de totale kosten te verlagen). Mocht u ooit in een zwaar conflict met de fiscus komen, dan kan de Belastingdienst in principe zonder uw medewerking een relatie leggen tussen brandstofbonnen en kilometers met als doel om uw administratie te verwerpen en een voor u onvoordeliger standpunt te verdedigen. Heeft u zelf wat voorwerk gedaan, dan staat u in een dergelijk conflict sterker.

U maakt kilometers om van uw huis op uw werk te komen en doet dat met een door de werkgever betaalde auto. Die kilometers behoeft u tot en met 2001 niet als privé-gebruik te rekenen. Wel is het verstandig ze in een aparte kolom "woon-werkverkeer" te registreren. De Belastingdienst doet dat ook en u heeft er belang bij net een stap eerder te zijn. Bovendien geeft het u over een reeks van jaren inzicht in uw behoeften, waar u keuzes en onderhandelingen op kunt baseren: bijvoorbeeld of u nog wel een auto van de zaak wilt of liever werk en wonen dichter bij elkaar zoekt.

Een wetswijziging per 1 januari 2002 zal overigens veel gebruikers van lease-auto's rauw op het dak vallen: kilometers woon-werkverkeer worden nog maar beperkt als zakelijk gezien. Bij een afstand (enkele reis) kleiner dan tien kilometer is deze gehele afstand privé, bij een afstand groter dan dertig kilometer is het meerdere privé. Voor 2002 en 2003 is een ingewikkelde overgangsregeling bedacht die ik niet hier beschrijf.

Š Jeroen van Rossum, 16 januari 2002.