Vraag: wat zijn de consequenties van een kilometerregistratie?

Mijn baas huurt mij voor vier dagen per week uit aan een opdrachtgever van hem. Ik heb zelf een bestelbusje gekocht om de apparatuur van mijn baas mee te kunnen nemen welke ik nodig heb voor mijn werk. Mijn baas betaald mij 30 eurocent per kilometer aan vergoeding. Ik vul netjes elke dag mijn ritregistratie in voor de verrekening van de kilometervergoeding. Hij wil dat ik voor de belasting een schaduwboekhouding voor de kilometers ga bijhouden. Anders zouden er problemen kunnen ontstaan omdat de belasting mijn kilometervergoeding als een verkapt inkomen gaat zien. Maar als ik aan een opdrachtgever wordt uitgeleend, maakt het in feite toch niet uit of ik vier dagen per week eerst naar kantoor van de opdrachtgever moet of rechtstreeks naar het project op locatie. Daar moet ik als kanttekening bij plaatsen dat het zeer langlopende projecten zijn van soms wel vier of vijf maanden. Ik kan toch niet van de opdrachtgever verlangen dat hij mij minder dan een x-aantal dagen op een project wegzet alleen omdat ik dan een belastingtechnisch probleem krijg. Ik weet van tevoren ook niet waar het volgende project gaat zijn. De ene keer is dat in Zeist, de andere keer in Zwolle of Warnsveld.

Wat is de consequentie van een kilometerregistratie bij langdurende project van een opdrachtgever waar ik voor wordt uitgehuurd?

R. V. te Breda.

Eerst de vraag "wat zijn de consequenties van het ontbreken van een kilometeradministratie?" Daar geeft u vrij spel mee aan iedere kwaadwillende belastinginspecteur, en die zijn er ondanks dat de meeste medewerkers van de Belastingdienst te goeder trouw zijn. In uw kilometeradministratie dient u uw huidige rittenregistratie te noteren en bovendien begin- en eindstand van uw kilometerteller. Als u er op betrapt wordt dat u iets anders noteert, wordt in het beste geval uw kilometeradministratie "verworpen" (dus terzijde gelegd als onbruikbaar gegeven) en kunt u bovendien van fraude beschuldigd worden.

Voor personenauto's zijn in de afgelopen jaren de grenzen van wat belastingvrij vergoed mag worden (gelukkig) behoorlijk opgerekt. Tegenwoordig is de door de werkgever verstrekte kilometervergoeding belastingvrij zolang u binnen het kalenderjaar niet meer dan zestig keer (dus ongeveer drie maanden) naar een project reist. Dat mag overigens tot achtentwintig Eurocent per kilometer, en het huidige kabinet bereidt wetgeving voor om dat bedrag te verlagen tot vijftien Eurocent per kilometer. Als u het daar niet mee eens bent had u met de jongste verkiezingen voor de Tweede Kamer anders moeten stemmen. Reist u binnen het kalenderjaar zestig keer of meer naar een locatie, dan geldt het reiskostenforfait van maximaal 130 Euro per maand. Over alles wat u meer krijgt dan reiskostenforfait of 28 Eurocent per kilometer moet uw werkgever loonbelasting afdragen. Een open vraag kan vervolgens zijn of uw werkgever deze loonbelasting op u kan verhalen, of dat het gewoon een extra kostenpost voor uw werkgever is.

U schrijft over uw oplossing om via kantoor naar het project reizen. Bespaar u de moeite, dat maakt niets uit. Als eenmaal bepaald is dat u in een kalenderjaar zestig keer of vaker op die locatie was kan nog gekeken worden via welke route u reisde om te kijken of de afstand woonwerkverkeer voor het reiskostenforfait groter was dan twintig kilometer enkele reis; ik had al aangenomen dat u meer reist. Relevant is de afstand enkele reis van uw woning naar het meest ver gelegen project waar u op die dag was, langs de door u gevolgde route (die niet onlogisch mag zijn, mede gezien de onderweg bezochte werkplekken). Om onder het reiskostenforfait uit te komen zou u eventueel in stelling kunnen brengen dat de dagen waarop u via kantoor moest (om apparatuur op te halen) in een andere reeks vallen dan de dagen waarop u niet via kantoor reisde. In theorie kunt u dan de periode voor belastingvrije kilometervergoeding oprekken tot ongeveer zes maanden; ik schrijf uitdrukkelijk in theorie, want absoluut niet vast staat dat de stellingname houdbaar is, mij is er geen literatuur over bekend en dat wil zeggen dat u er of geluk of pech mee kunt hebben.

Voorgaande geldt voor personenauto's, terwijl u schrijft over een bestelbusje. Een paar jaar geleden gold dat u dan keurig ontkomt aan alle regeltjes die ons dwingen richting fiscaal onvoordelig reiskostenforait of beperkte kilometervergoeding. Momenteel moet ik vooral waarschuwen dat in de afgelopen jaren de fiscale behandeling van personenauto's en bestelbusjes sterk naar elkaar toe groeit, ook al ben ik erg benieuwd hoe de nu voor 2004 voorbereide wetgeving er uit ziet tegen de tijd dat hij van kracht is. Al jaren zie ik telkens weer dat juist de belangwekkende details van wetgeving worden aangepast in de laatste weken voordat het daadwerkelijk geldt, precies de reden dat ik nooit iets wil schrijven over wetgeving die nog geen ingegane wet is.

Zolang bestelbusjes buiten de regeling van het reiskostenforait blijven, en ook de bij wet vastgelegde maximale kilometervergoeding voor personenauto's niet voor bestelbusjes geldt, mag u eigenlijk uw gang gaan. Er geldt dan maar een voorwaarde: u moet een berekening kunnen tonen waar uit blijkt dat de door u ontvangen 30 Eurocent per kilometer niet meer is dan uw werkelijke kosten bedragen. Uw werkgever zal die berekening ook moeten kunnen tonen als hij een belastingcontrole krijgt.

Meer in het geheel zie ik voortdurende risico's een onzekerheden in de fiscale behandeling van uw bestelbusje. Daarom wil ik u ter overweging geven eens na te denken over de mogelijkheid dat uw werkgever het busje van u koopt of huurt (voor een vast en kostendekkend bedrag per maand). Indien u meer dan vijfhonderd kilometer per jaar privé rijdt met het busje betaalt u inkomstenbelasting over het autokostenforfait, maar toch is dat over het algemeen goedkoper dan alle alternatieven.

Š Jeroen van Rossum, 13 oktober 2003.