Mag controleur functionele besteding beoordelen?

Zelf zit ik in de kascommissie van een Vereniging van Eigenaren. Of eigenlijk, bij een VvE ben ik de kascommissie en bij een andere doe ik het samen met een andere eigenaar van een appartement. Maar wat is mijn taak?

De beheerder van een de eerste VvE stuurt mij jaarlijks een brief met mijn taken. Kort samengevat moet ik controleren of bij ieder uitgegeven bedrag een bonnetje aanwezig is. Als alle bonnetjes er zijn dan moet ik een goedkeurende verklaring tekenen.

Daar ben ik veel te eigenwijs voor.

Vermijdbare kosten?

Natuurlijk moet duidelijk zijn dat niemand geld in eigen zak gestoken heeft. Maar waarom zou een kascommissie niet kijken naar vermijdbare kosten? In een jaar drie keer voorrijdkosten betalen omdat een elektricien een lampje verwisselt, dan kan echt niet – bundel opdrachten, laat iets door een bewoner doen en bedenk of preventief lampen vervangen niet goedkoper is. Bij de andere VvE concentreert mijn collega zich op afgesloten contracten. Hij vraagt na waarom wij zo veel betalen voor de schoonmaak, wat de tarieven en opzegtermijnen zijn, of wij wel tevreden zijn en of concurrenten een aantrekkelijkere offerte willen uitbrengen. Ik zie dat we regelmatig kosten betalen wegens vandalisme, en dus stuur ik aan op camerabewaking – en op regels waardoor een ledencommissie de camera´s kan uitlezen als er schade is. Alleen al dit jaar konden wij twee keer schade verhalen op daders, terwijl het complex tegen lage kosten perfect wordt schoongehouden.

Aan wie rapporteer je?

Essentieel is natuurlijk wel de taakopvatting. Wie is de opdrachtgever en aan wie rapporteer je? Bij onze VvE´s is de opdracht gegeven door de Algemene Ledenvergadering, de ALV. De kascommissie rapporteert ook aan de ALV. Zelf probeer ik daar meestal een aardig verhaaltje van te maken. “De kascommissie heeft de administratie beoordeeld en voor akkoord bevonden. Aan de ALV adviseert de kascommissie om de jaarrekening goed te keuren, het geboekte resultaat toe te voegen aan de algemene reserve, en om het bestuur decharge te verlenen.” Wat er voorafgaand aan correspondentie is uitgewisseld over wat er niet klopt in de administratie, dat bespaar ik de leden.

 

Jeroen van Rossum, 8 augustus 2018.

Logo van ENOTEAM Administratiekantoor

De redactie van ESK belicht actuele kwesties. Wij leggen het verband tussen (fiscale) wetgeving en ondernemen, maar een persoonlijke opinie steken wij niet onder stoelen of banken. Als lezer kun je vragen op ons formulier stellen. Wij doen ons best om juiste en accurate informatie te geven, maar zijn niet aansprakelijk voor eventuele fouten of verkeerde interpretaties.

 

Bronnen: