Vraag: hoeveel reiskosten per auto kunnen vergoed worden?

Hoe hoog is het bedrag dat in 1999 berekend wordt voor de reiskostenvergoeding van de auto? Dus inclusief: afschrijving, onderhoud, benzine en verzekering.

A. M. te Den Haag

Reiskosten per auto spelen voor de belastingen een rol als aftrekpost voor ondernemers, als aftrekpost voor werknemers en als vergoeding van werkgevers aan hun werknemers. We hebben het nu over dat laatste.

Een werkgever kan aan een werknemer om twee redenen een autokostenvergoeding geven. De ene is een vaste vergoeding per maand, week of dag. Dit wordt reiskostenforfait genoemd en bedraagt (in 1999) maximaal ƒ 170,83 per maand, indien een afstand van meer dan twintig kilometer enkele reis op minimaal vier dagen per week wordt afgelegd. Bij minder dagen en of minder kilometers gelden lagere bedragen. Bij reizen per openbaar vervoer zijn hogere vergoedingen toegestaan.

Voor dienstreizen mag een werkgever een vergoeding per kilometer betalen. Deze bedraagt (sinds 1996) ƒ 0,60 per kilometer. Van dit bedrag mag de werkgever 12% omzetbelasting aftrekken als voorheffing omzetbelasting. Bij gebruik van een fiets ligt de toegelaten vergoeding overigens op ƒ 0,12 per kilometer.

Kilometeradministratie

Hoewel nergens is bepaald dat er een kilometeradministratie moet worden gevoerd, adviseer ik werkgevers wel om dit van hun werknemers te eisen. Mocht de Belastingdienst achteraf stellen dat meer vergoed is dan mocht, dan heeft de werkgever een probleem (en niet de werknemer). Kan de werkgever goed motiveren waarom de vergoede bedragen juist zijn dan staat het de Belastingdienst vrij om het tegendeel geloofwaardig te maken, maar dit is aanzienlijk moeilijker voor de Belastingdienst. Laat de werkgever in eerste instantie het initiatief aan de Belastingdienst (namelijk als er geen kilometeradministratie is), dan zit de werkgever in een nog moeilijker positie: dan moet worden aangetoond dat de stellingname van de Belastingdienst onjuist is.

In een goede kilometeradministratie wordt vastgelegd: kenteken, kilometerstand bij vertrek, kilometerstand bij terugkomst, gereden kilometers en reisdoel. Wie handig is met een spreadsheet hoeft maar enkele toetsen in te drukken voor een prachtige declaratie (voor ƒ49,50 sturen wij u per email een sjabloon voor Excel). Een controle die de Belastingdienst altijd zal uitvoeren is overigens of het wel gaat om dienstreizen en niet om een regelmatige arbeidsplek. Het meest harde criterium voor het onderscheid tussen deze twee is de vraag of op veertig dagen of meer binnen een kalenderjaar naar dezelfde plek is gereisd; is dat het geval, dan geldt het (onvoordelige) reiskostenforfait. Een bijzondere omstandigheid kan zijn dat iemand uit de aard van het werk verplicht is om verschillende keren per dag heen en weer te reizen. Als aan alle mitsen en maren voldaan is, mag de tweede en volgende rit per dag gedeclareerd worden als dienstreis.

Hogere vergoedingen

Alle genoemde bedragen zijn bedoeld voor de integrale kosten. Dus inclusief afschrijving, onderhoud, brandstof, motorrijtuigenbelasting, verzekering, verkeersboetes, stallingskosten, tolwegen, veerpontjes en wat ik nog vergeten mag zijn. Een specificatie behoeft niet gegeven te worden en het is geen probleem als duidelijk is dat de werkelijke kosten veel lager liggen.

Het staat een werkgever vrij om een hogere vergoeding te geven, alleen moet dan wel belasting afgedragen worden over alles wat meer vergoed wordt dan bovengenoemde bedragen. Van belang is vervolgens de vraag of de te betalen belasting voor rekening komt van de werknemer of van de werkgever. Is dat laatste het geval, dan moet het belaste deel van de vergoeding 'gebruteerd' worden: ook over de vergoede belasting moet belasting afgedragen worden. Gemakshalve beperken de meeste werkgevers zich tot het vergoeden van de bedragen die belastingvrij vergoed mogen worden.