Vraag: hoe schrijf ik zakelijke kilometers?

Momenteel mag uw werkgever u per zakelijke kilometer ƒ 0,60 belastingvrij vergoeden. De pijn zit voor u echter in de definitie van wat zakelijke kilometers zijn. Bezoekt u uw rayon meer dan negenendertig keer in een kalenderjaar, dan is uw werkgever verplicht loonbelasting af te dragen over het grootste deel van uw kilometervergoedingen. U heeft er geen administratie voor nodig (wat goedkoop is), maar u betaalt de volle mep aan belasting (wat duur is). Reizen van de rand van uw rayon naar lokaties waar u minder dan veertig keer per jaar komt zou uw werkgever u wel als zakelijke kilometers mogen vergoeden, maar eenvoudigheidshalve negeer ik deze mogelijkheid.

Het leek mij aardig met wat cijfermateriaal te spelen, om te kijken of er goedkopere alternatieven zijn. Zo veronderstel ik jaarlijks zevenenveertig werkweken van gemiddeld vierenhalve dagen per week en jaarlijks vijfduizend privékilometers. Uw auto met een cataloguswaarde van ƒ 40.000 is nu een jaar oud en slurpt ƒ 0,20 Euro 95 per kilometer. Jaarlijks kosten verzekering en wegenbelasting ƒ 4.000 terwijl er ƒ 0,10 per kilometer plus jaarlijks ƒ 1.000 onderhoud gepleegd moet worden.

U betaalt loonbelasting van uw kilometervergoeding

Wekelijks declareert u gemiddeld vierenhalf keer 250 kilometer ŕ ƒ 0,60 en van alles wat u maandelijks meer dan ƒ 270 ontvangt betaalt u 50% loonbelasting. Per jaar ontvangt u dus netto ƒ 17.482 om ƒ 35.363 kosten te dekken; privé rijden kost u dus ƒ 3,58 per kilometer. Het kost uw werkgever ƒ 0,60 per kilometer.

Uw werkgever betaalt loonbelasting over uw kilometervergoeding

Wekelijks declareert u gemiddeld vierenhalf keer 250 kilometer ŕ ƒ0,60 en van alles wat u maandelijks meer dan ƒ 270 ontvangt betaalt uw werkgever 50% loonbelasting. Per jaar ontvangt u dus netto ƒ 31.725 om ƒ 35.363 kosten te dekken; privé rijden kost u daarom ƒ 0,73 per kilometer. Het kost uw werkgever ƒ 0,87 per kilometer.

Huur een auto

U zou ook uw eigen auto thuis kunnen laten staan om voor de baas te reizen in een huurauto. Wat dat kost is afhankelijk van merk en type, maar ook van de verhuurder en de contractvorm. Gesteld dat u kiest voor een auto van ƒ 75 per werkdag die ƒ 0,20 Euro 95 per kilometer verbruikt. Dat kost uw werkgever ƒ 0,50 per zakelijke kilometer, waarvan 175/1175 deel omzetbelasting is. Uw eigen auto blijft u jaarlijks ƒ 18.210 of ƒ 3,64 per kilometer kosten. Betaalt uw werkgever u het verschil tussen de kosten per zakelijke kilometer van huren met een aan loonbelasting onderhevige vergoeding bruto uit, dan levert u dit netto ƒ 220 per maand op, zodat iedere privékilometer u ƒ 3,11 kost. Is uw werkgever omzetbelastingplichtig, dan is dat netto ƒ 384 per maand zodat u ƒ 2,72 per privé gereden kilometer kwijt bent.  

Als u deze bedragen ziet is misschien de stap niet zo groot meer om in het vervolg privé uitsluitend nog in huurauto's te rijden, op de momenten dat u een auto nodig heeft.  

Van belang bij gebruik van een (huur)auto van de baas is dat u een sluitende kilometeradministratie voert, die voor de Belastingdienst geloofwaardig maakt dat u de (huur)auto van uw baas niet privé gebruikt. Leg een schriftje (ƒ 2,10 bij de HEMA) in het handschoenenvakje van de huurauto. Schrijf telkens als u in de auto stapt op welke datum het is, wat de actuele kilometerstand is en waar u bent. Bij inlevering van de auto noteert u ook de kilometerstand. Maandelijks neemt u de geregistreerde gegevens over in een spreadsheet. Met slim (gestandaardiseerd in uw template) verwijzen en doorrekenen is het resultaat een overzicht van datum, beginstand, eindstand, aantal kilometers, vertrekplaats en aankomstplaats. Zo voorkomt u dat u inkomstenbelasting betaalt over een fictief privégebruik.

Verkoop uw eigen auto

Gesteld dat een deskundige de huidige waarde van uw auto op ƒ 28.825 taxeert. Voor deze prijs mag uw werkgever de auto van u kopen. Over een jaar koopt u de auto terug voor de dan op ƒ 17.650 te taxeren waarde. U betaalt 50% inkomstenbelasting over het autokostenforfait van 20% zodat dit u ƒ 0,80 per privé gereden kilometer kost. U moet wel een kilometeradministratie voeren, om te voorkomen dat de Belastingdienst stelt dat u meer dan 7.000 kilometer privé rijdt. Uw werkgever is op deze wijze (rekening houdend met tien procent rentederving over het gemiddeld geďnvesteerde vermogen) ƒ 0,67 per zakelijke kilometer kwijt, inclusief ƒ 0,03 omzetbelasting. Mits de garage die u uw auto oorspronkelijk verkocht meewerkt, kunnen de kosten per zakelijke kilometer met nog eens ƒ 0,03 dalen.

Recapitulatie

Reken op de volgende kosten per kilometer.

© Jeroen van Rossum, 19 september 2000.