Vraag: wanneer is BTW aftrekbaar?

Mijn vraag is wanneer BTW aftrekbaar en hoeveel de BTW is op bijvoorbeeld representatiekosten zoals lunch?

D. S. te Enschede.

Eerst het deel van uw vraag dat het kortste antwoord vraagt. U kunt nooit meer BTW verrekenen (ofwel terugvragen van de Belastingdienst) dan vermeld is op de factuur van uw leverancier.

In principe geldt altijd het hoge 17,5% tarief (dus 175/1175 keer wat u betaalt is inbegrepen omzetbelasting), maar er zijn uitzonderingen en u wordt er op afgerekend als u er niet op let of uw leverancier het juiste tarief factureert. Zo geldt voor voedsel en niet-alcoholische drank het lage tarief van 6% (dan is 6/106 keer wat u betaalt de inbegrepen omzetbelasting). Huurt u een artiest in, dan geldt het hoge tarief omzetbelasting, tenzij u (en dat is meestal het geval) verplicht bent om loonbelasting af te dragen. Voor zaalhuur hangt het tarief af van keuzes die de zaaleigenaar heeft gemaakt, of BTW in rekening gebracht wordt.

Wanneer aftrekbaar?

De term representatie vermijd ik altijd, om misverstanden te voorkomen. Beter is het om te benoemen waar het om gaat. Daarom maak ik in een grootboekrekeningschema altijd onderscheid tussen verschillende categorieŽn.

te factureren aan klanten  
  voedsel en drank
  overige verblijfkosten
  cadeaus
  vermaak en spektakel
bedrijfskantine  
overig voedsel en drank  
  met personeel
  met klanten
  met leveranciers
publiciteit  
vermaak en spektakel  
  met bestaande klanten
  met personeel
  met leveranciers
overige verblijfkosten  
  door personeel
  in verband met klanten
  in verband met leveranciers
cadeaus  
  voor personeel
  voor klanten
  voor leveranciers

Het is waar dat je op die manier een heel uitgebreid grootboekrekeningschema krijgt. Maar daar hebben we met de huidige stand van de techniek minder last van dan twintig jaar geleden. Ieder modern boekhoudprogramma is in staat om vlotte tussentellingen naar rubriek te maken; een bedrijf dat niet snel beschikt over uitgebreide informatie, door geen gebruik te maken van de mogelijkheden, verliest de concurrentieslag omdat ieder ander wel weet in welke kosten gesneden kan worden. De Belastingdienst die er aan gewend is dat de technische hulpmiddelen aanwezig zijn, stelt gedetailleerde vragen waarvan beantwoording vele uren kost (vaak van een dure accountant). Nadeel van deze maatschappelijke ontwikkeling is natuurlijk dat we wel meer informatie hebben, maar dat er ook meer geÔnvesteerd moet worden in computers met software en kennis om daar mee om te gaan. Het kan een heel valide keuze zijn om meer belasting te betalen omdat de fiscale besparingen door meer informatie kleiner zijn dan het extra zou kosten aan apparatuur en kennis om met die apparatuur om te gaan.

Fiscaal kan naar ieder van de genoemde categoriŽn verschillend gekeken worden. Zo is veel van wat u ten behoeve van personeel betaalt beschreven in regels rondom de loonbelasting, terwijl voor alles wat voor de ondernemer zelf betaald wordt aparte regels in de inkomstenbelasting gelden. In de zijlijn gelden voor cadeaus aparte regels.

Voor de omzetbelasting is het onderscheid ook relevant. Algemene regel is dat voor alles wat u (met de zelfde omschrijving) aan klanten factureert de omzetbelasting op inkopen volledig te verrekenen is, dus van de Belastingdienst teruggevraagd kan worden.

De bedrijfskantine is een bijzonder geval. Mits de omzet van de kantine minimaal 125% van de inkoop van voedsel en drank is (zowel omzet als inkoop exclusief omzetbelasting), mag de volledige BTW verrekend worden. Voorzover de omzet lager is stelt de wetgever dat de werkgever haar personeel bevoordeelt. Daar is niets mis mee, maar de Belastingdienst wil dan wel graag afrekenen over de theoretische bevoordeling. Is die theoretische bevoordeling meer dan ƒ 500 per werknemer die gemiddeld in loondienst van de werkgever was, dan moet over de theoretische bevoordeling 6% omzetbelasting afgedragen worden. Bij een lagere theoretische bevoordeling behoeft in principe geen omzetbelasting afgedragen te worden maar, afhankelijk van factoren die te diep gaan om hier uit te werken, soms weer wel.  

Over het algemeen is het voldoende om te weten dat BTW op voedsel en drank nooit verrekend mogen worden, omdat sprake is van consumptie. Deze regel geldt buiten bedrijfskantine altijd en wie een bedrijfskantine heeft waarbij het de moeite waard is om BTW-bonnetjes te verzamelen, die heeft een omvang waarbij het rendabel is om een expert in te huren.

Is vermaak en spektakel bedoeld om nieuwe klanten te trekken, dan betreft het dus eigenlijk advertentiekosten. In dit geval is de BTW gewoon te verrekenen, in alle andere gevallen is sprake van consumptie en mag de BTW dus niet verrekend worden.

Ook voor overige verblijfkosten is het zinvol om na te gaan of het verblijf voor plezier betreft (en dus consumptie is) of dat het zakelijk doel voor zowel u als voor degene die verbleef zwaarder woog dan het plezier.

De regel voor cadeaus is zo helder dat u deze zelfs kunt gebruiken om andere categorieŽn te controleren: als degeen die het cadeau van u kreeg dit zelf gekocht had, zou hij of zij dan de BTW zelf van de Belastingdienst terug hebben kunnen vragen? Zo neen, dan kunt u nu ook niet verrekenen.

© Jeroen van Rossum, 13 september 2000.