Vraag: wat het beste boekhoudprogramma?Regelmatig wordt aan mij als zelfstandig gevestigd boekhouder gevraagd wat het beste boekhoudprogramma is. |
Eigenlijk heb ik weinig zin meer om antwoord te geven op die vraag. Mijn antwoord is vaak anders dan mensen zelf hadden bedacht en daarom gaan ze er met mij over in discussie. Ja, als je alleen maar een bevestiging wilt van je eigen mening, verspil dan mijn tijd niet. Niet dat een discussie niet zinvol kan zijn, maar wees dan ook niet te beroerd om gewoon mijn uren te betalen. Die tijd had ik ook kunnen gebruiken om het werk af te krijgen dat ik nog heb liggen voor de mensen die mij wel betalen om voor hun te werken. En juist de mensen die denken dat het allemaal maar gratis moet kunnen, realiseren zich niet dat zij te veel leek zijn om mij een nieuw inzicht te verschaffen, terwijl ze praten met iemand die inmiddels meer dan twintig jaar op professionele wijze met de meest uiteenlopende gereedschappen heeft gewerkt.
Ruim een decennium lang was de keuze relatief eenvoudig. Midden jaren tachtig kwam Exact op als product met zeer gebruiksvriendelijke beeldschermen, waardoor in korte tijd meer dan vijftig procent van de markt was veroverd. Technisch deugde er misschien niets van, maar gebruikers pikten de draad snel op. Waar binnen bedrijven bij mij de opdracht lag om de bezem door de boekhouding te halen (voor mij is dat inclusief de afdeling boekhouding van een nieuwe bedrijfscultuur voorzien) rolde ik veelal Exact binnen. Mensen leerden snel werken met het nieuwe gereedschap en uitzendkrachten hadden vaak al ergens anders met Exact gewerkt. Parallel werden in het onderwijs vergelijkbare afwegingen gemaakt. Nog steeds leert vrijwel het hele beroepsonderwijs werken met Exact. Helaas nog steeds, want het is inmiddels een hopeloos achterhaalde visie op het vakgebied.
Zelf geloof ik niet meer in applicaties zoals Exact (maar ook Multivers Unit4, Grote Beer, King, en vele anderen) die op locale machines draaien. Voor mij is ook een netwerkserver een locale machine.
Het eerste grote nadeel is dat we toch al zo veel processen op die locale PC laten draaien. Dat geldt in mindere mate voor wie te veel geld uitgeeft voor een netwerkserver die functioneert als applicationserver (veel duurder dan de fileserver waar we in de laatste twee decennia van de vorige eeuw aan gewend geraakt zijn). De standaard is echter dat een werkstation het zelfde doet als een losse PC: al die applicaties in dat altijd te kleine geheugen proppen, en dan maar hopen dat hij minder vaak dan driemaal daags vastloopt. Met dank aan Microsoft.
Het tweede nadeel is dat je als ondernemer zelf boekingen wilt invoeren, die de accountant moet controleren en van commentaar moet voorzien, maar de uitwisseling van bestanden steeds problematischer wordt. Programmeurs zijn verwend met de grootste en nieuwste computers en vinden het dus niet meer belangrijk om de grootte van databestanden te beperken. Daarom kan nu geen boekhouding meer worden opgeslagen op een diskette; om bestanden te kunnen uitwisselen moet je er nu eerst een CD-brander bij kopen, als de fabrikant van de applicatie al geen blokkade heeft gelegd op het kopiëren van de administratie (zoals bij Exact Globe 2000 en Exact Compact 2000 het geval is). En kunt u nog steeds accepteren dat u twee weken moet wachten op een briefje van uw accountant dat hij uw CD per post heeft ontvangen, deze heeft geïnstalleerd en tot de volgende conclusies is gekomen? Neen, natuurlijk niet. U heeft een vraag, die komt op als poep, en u wilt uiterlijk een dag later (maar bij voorkeur nog diezelfde avond) antwoord.
Waarom kiest u niet voor Online boekhouden? Er zijn in Nederland verschillende bedrijven die een Oline boekhoudpakket op het Internet draaien. Bekijk bijvoorbeeld 7x24 en Twinfield. Het zijn relatief jonge producten, die niet nog niet uitontwikkeld zijn. Dat heeft als nadeel dat nog niet alle mogelijkheden die je zou wensen aanwezig zijn. Wat ik bijvoorbeeld bij beiden nog niet heb gezien is een jaarrekening op basis van verdichtingen; een fiscale winstaangifte samenstellen kost daardoor veel extra werk. Voordeel van een niet uitontwikkeld product is natuurlijk wel dat het steeds beter wordt. Contacten met de mensen die achter de producten zitten leren al snel dat 7x24 vooral snel wil opereren en Twinfield een stabiele organisatie wil zijn.
Het grootste voordeel van Online boekhouden: mail je accountant of externe boekhouder dat je een vraag hebt, hij of zij logt via het Internet in bij je boekhouding en mailt commentaar terug. En omdat je tegenwoordig overal ter wereld Internet hebt, kan dat (technisch gezien) ook gedurende vakanties doorgaan. Het is overigens goed gebruik dat accountants en externe boekhouders voor een vast bedrag per maand aan hun klanten toegang geven tot een boekhouding op Online boekhouden.
Veel kleine zelfstandigen zijn zo klein dat het eigenlijk niet loont om een volledige boekhouding te voeren. Ooit gedacht aan de mogelijkheid om een spreadsheet te gebruiken voor registratie van inkomsten en uitgaven? Als u inkomsten per kas heeft worden enkele aanvullende eisen gesteld, maar anders kunt u kolommen gebruiken voor factuurdatum, betaaldatum (dat is meestal de datum van uw bankafschrift), uw factuurnummer, betaald bedrag (plus of min), inbegrepen BTW, netto bedrag, soort betaling, en omschrijving (bijvoorbeeld de naam van uw klant). Door wat eenvoudige formules te ontwerpen kunt u de netto bedragen uitsplitsen naar een kolom per soort betaling. Je moet weten waar je mee bezig bent en zorgvuldig werken, maar in principe heeft u op deze manier een volledig boekhoudpakket (zeker als u op de juiste wijze gebruik maakt van data sorteren en selecties afdrukken). Onlangs sprak ik met een klant die dacht dat hij handig genoeg was om op basis van mijn beschrijving zijn boekhouding in te richten onder Filemaker, wat met Access te vergelijken is. Een andere klant had uit zuinigheid zijn boekhouding onder Excel opgezet, maar kreeg een extra hoge rekening omdat hij uiteindelijk toch te weinig kennis van Excel had (hij riep bijvoorbeeld heel hard "bug" als hij de nodige formules niet correct had gekopieerd).
Zelf boekingen invoeren verlaagt de kosten van uw accountant of externe boekhouder niet. De ervaring leert namelijk dat u als leek meer boekhoudkundige fouten maakt dan iemand die een boekhoudkundige opleiding heeft gevolgd. Maar zelf boekingen invoeren geeft u wel meer invloed op de items die u uiteindelijk gerapporteerd krijgt. En omdat zelf boekingen doen u dwingt regelmatig terug te kijken in uw ordner met inkoopfacturen, ziet u het eerder als uw leverancier zijn prijsafspraken met u niet nakomt. Dus ook al stijgen de kosten van uw boekhouding, uw boekhouding gaat u eindelijk ook geld opleveren.
© Jeroen van Rossum, 17 april 2003 UPDATE 25 september 2003 UPDATE 18 november 2004