Vraag: hoe boek ik incassobetalingen op maandelijkse factuur voor brandstof? Maandelijks krijg ik van mijn leverancier MKB een factuur voor alle brandstof die in de loop van de maand is getankt door mijzelf en mijn medewerkers. Het voordeel is dat ik minder bonnetjes in mijn boekhouding heb, maar ook dat de BTW altijd verrekend kan worden. Aan de andere kant heb ik wel een borgsom moeten storten, en wordt iedere tankbeurt automatisch geïncasseerd van mijn bankrekening. Hoe verwerk ik dat in mijn boekhouding?

Uw leverancier adviseert te kiezen uit drie methoden.

Optie 1

• Boek de tussentijdse incasso op transhistorisch te vorderen als borg voor MKB Brandstof.
• Boek de factuur op de crediteur MKB Brandstof.
• Boek de incasso's als betalingen op de geboekte factuur.

Optie 2

• Maak een crediteur MKB Brandstof aan.
• Boek de tussentijdse incasso's op deze crediteur. Het te betalen bedrag wordt hierdoor negatief.
• Boek de factuur in de crediteuren.
• Boek de volgende betalingen af op de factuur.

Optie 3

• Maak een balansrekening Rekening courant MKB Brandstof aan.
• Boek de tussentijdse incasso's uit het bankboek op de rekening courant.
• Boek de factuur op de crediteur MKB Brandstof.
• Maak een memoriaal boeking crediteuren/MKB Brandstof aan Rekening courant MKB Brandstof waarbij de factuur wordt weggeboekt tegen een betaling uit Rekening courant òf boek deze bij het boeken van het bankboek.

Mijn advies

Boek voordat de eerste betaling wordt afgeschreven een inkoopfactuur voor 90% van het bedrag van de borgsom, waarbij geen BTW wordt verrekend en de kosten worden geboekt op de grootboekrekening vooruitbetaalde kosten (het bedrag komt dan debet op balans te staan).

Nu kunnen alle afgeschreven betalingen verantwoord worden op een inkoopfactuur.

Boek alle facturen met BTW altijd snel mogelijk, desnoods met een merkteken om aan te geven dat ze inhoudelijk nog niet gecontroleerd zijn. Vanaf het moment dat een inkoopfactuur geboekt is kunnen betalingen die betrekking hebben op die factuur er namelijk op afgeboekt worden. Het is aan te raden om betalingen die al geboekt waren voordat de inkoopfactuur geboekt werd alsnog op de juiste factuur te boeken. Dat heeft als voordeel dat achteraf niet meer uitgezocht en gespecificeerd hoeft te worden waar betalingen betrekking op hadden; als betalingen worden afgeboekt op de juiste factuur geldt de kaart met openstaande crediteuren als voldoende specificatie.

Als alle brandstof betaald wordt met een creditcard die op naam staat van de ondernemer (dat is de naam van de rechtspersoon, als de onderneming een BV is) kun je de afrekening van de creditcard ook boeken als inkoopfactuur. Je moet dan wel alle bonnetjes met BTW als bijlage bij de afrekening bewaren.

© Jeroen van Rossum, 11 juli 2007.