Vraag: hoeveel reiskostenvergoeding mag ik uitbetalen?
Deze pagina is in bewerking. Voorlopig is een externe tekst opgenomen.
Werknemers met een vaste arbeidsplaats mag u volgens 2 praktische methodes een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven.
Een werknemer reist naar een vaste arbeidsplaats als hij de arbeidsplaats op jaarbasis vermoedelijk in ten minste 36 weken (70% van 52 weken) zal bezoeken. U gaat voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding uit van 260 reguliere werkdagen (op jaarbasis) verminderd met gemiddeld 54 dagen voor vakantie, ziekte en verlof (op jaarbasis).
Het saldo van 206 vermenigvuldigt u met de totale reisafstand per dag van en naar de vaste arbeidsplaats van de werknemer. Deze reisafstand op jaarbasis vermenigvuldigt u met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19. Voor de vaste vergoeding per maand of per week deelt u dit bedrag door respectievelijk 12 of 52.
U moet deze regeling naar evenredigheid toepassen voor werknemers die in deeltijd werken of die maar een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reizen. Eventueel kunt u nog aannemelijk maken dat het gemiddeld aantal dagen voor vakantie, ziekte en verlof minder is dan 54 dagen. U mag de vaste reiskostenvergoeding ook doorbetalen tijdens kortstondige afwezigheid van maximaal 6 aaneensluitende weken. Als langdurige afwezigheid van een werknemer verwacht wordt, mag u de vaste reiskostenvergoeding gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast uitbetalen. Daarna mag u de vaste onbelaste reiskostenvergoeding pas weer geven vanaf de maand volgend op de maand van herstel.
Als de totale reisafstand van en naar de vaste arbeidsplaats meer is dan 150 kilometer, dan is nacalculatie van de vaste kostenvergoeding verplicht. Als bij nacalculatie blijkt dat de vergoeding voor een deel bovenmatig is, moet dit bovenmatige deel tot het loon worden gerekend of worden terugbetaald. De nacalculatie vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar of, als de dienstbetrekking tijdens het kalenderjaar eindigt, in het loontijdvak dat volgt op de maand waarin de dienstbetrekking eindigt. Eventueel kunt u daarbij variabele kilometervergoedingen salderen (zie hiervoor). Een vaste kostenvergoeding met nacalculatie is ook mogelijk voor regelmatige reizen naar andere arbeidsplaatsen dan vaste arbeidsplaatsen.
Methode 1 levert problemen op als uw werknemer niet altijd naar dezelfde arbeidsplaats reist. Daarom mag u de vaste reiskostenvergoeding ook op een ruimere manier vaststellen. Bij deze methode gelden de volgende uitgangspunten:
Let op!
Deze berekeningsmethode geldt niet als uw werknemer reist per taxi, luchtvaartuig, schip of een door u ter beschikking gesteld vervoermiddel.
In de volgende situaties moet u het aantal dagen van 214 en 150 naar evenredigheid toepassen:
Voorbeeld 1
Uw werknemer werkt in 2007 op 3 dagen per week. De afstand van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is voor het hele jaar dan maximaal: 128 dagen (3/5 x 214) x 50 kilometer x € 0,19 = € 1.216. Per maand kunt u uw werknemer een onbelaste vergoeding betalen van € 101 als hij in 2007 op minstens 90 dagen (3/5 x 150) naar de vaste arbeidsplaats reist.
Voorbeeld 2
Uw werknemer werkt in 2007 op 5 dagen per week. De afstand van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is voor het hele jaar dan maximaal 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Per maand is dat € 169. Uw werknemer wordt op 15 juli 2007 langere tijd ziek. Per 1 september stopt u de vaste reiskostenvergoeding. Op 1 december 2007 gaat uw werknemer weer aan het werk en vanaf 1 december betaalt u de vergoeding weer. Volgens deze regeling moet uw werknemer voor de onbelaste vergoeding van € 169 per maand in de periode januari tot en met augustus op minstens 100 dagen (8/12 x 150 dagen) naar de vaste arbeidsplaats reizen en in december op minstens 12 dagen (1/12 x 150 dagen). Als uw werknemer hieraan niet voldoet, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden over de werkelijk afgelegde kilometers. Voor eventueel te veel gegeven onbelaste vergoedingen waarmee u rekening heeft gehouden bij de al ingediende aangiften loonheffingen, moet u correcties insturen.