Vraag: wanneer verhuren, verkopen of 'ver'leasen?Stel ik ben werkzaam bij een onderneming en deze wil graag mobiele telefoons aanbieden. Waar moet de onderneming (belastingtechnisch) rekening mee houden als deze mobiele telefoons: A. te huur worden aangeboden? B. te koop worden aangeboden? C. te lease worden aangeboden? Hoe wordt de prijs samengesteld bij opties A, B en C? R.E. B. te Nijmegen (student in spe). |
De door u genoemde opties behandel ik in een alternatieve volgorde, de eenvoudigste eerst. Voor de goede orde: over uw vraag zijn hele boeken vol geschreven en mijn antwoord blijft relatief summier. Mocht u gaan investeren in de door u op te zetten onderneming, dan is professionele begeleiding van belang. Mijn eigen bureau kan dat leveren, maar moet daar de nodige kosten voor rekenen. Kosten die u ook kwijt bent bij een groot accountantskantoor (zie de telefoongids) of bij een eventueel fiasco. Boekhouden blijft een vak, ondanks alle hulpmiddelen, dat om specifieke kennis en vaardigheden vraagt. Vraag eventueel jaarlijks een deskundige een scan te maken van aandachtspunten binnen uw administratie.
Mogelijk valt u in mijn verhaal op dat ik relatief luchtig doe over boekingen in uw administratie. Dat komt omdat ik vooronderstel dat een boeking niet verwerkt wordt tot het jaar is afgelopen en de administratie volledig is gecontroleerd. Het grote voordeel is dat u uw boekingen nog eindeloos kunt veranderen. Vereist is natuurlijk dat de software voor uw boekhouding dit mogelijk maakt. Goedkopere alternatieven hebben vaak minder mogelijkheden (misschien zelfs te weinig). Voor 350 Euro per jaar heeft u een product met de vereiste kwaliteiten. Nadeel is wel dat rapportages nog niet voldoen aan fiscale eisen (die gesteld worden aan een jaarrekening). Daarom heeft mijn bureau de benodigde rapportages extern gedefinieerd; ter compensatie van de kosten die wij u voor het gebruik in rekening moeten brengen geven wij u 50% korting op het gebruik van de software van 7x24 indien u deze via ons huurt.
Op de datum van verkoop (klant tekent) boekt u de verkoop. Dat is in ieder geval wat de klant aan u moet betalen (eventueel onmiddellijk contant afrekent). Indien u tegelijkertijd een abonnement verkoopt voor een van de (tegenwoordig vijf) in Nederland actieve telefoonmaatschappijen, mag u daar op dezelfde dag ook een factuur aan sturen. Dit laatste geldt niet indien die factuur al door uw groothandel gezonden is en u verplicht bent uitsluitend een abonnement voor die ene telefoonmaatschappij mee te verkopen. Indien de telefoonmaatschappij u een factuur (creditnota) stuurt, boekt u deze na betaling of bij eerdere balansdatum (jaarwisseling).
Inbegrepen omzetbelasting afdragen moet u doen binnen een maand na de periode (vaak een maand) waarin de verkoop is geboekt (de factuur verzonden). Winstbelasting betaalt u over het jaar waarin de verkoop plaats vond. Voor zover uw factuur niet onmiddellijk betaald wordt, verantwoordt u het bedrag als debiteur op uw balans.
De kosten van de inkoop neemt u (als verlies tegenover de winst van de verkoop) in het jaar waarin de verkoop plaats vond. Meestal is dat in hetzelfde jaar, waar u zich veel administratie mee bespaart. De omzetbelasting die op de inkoopfactuur vermeld is vraagt u van de belastingdienst terug over de periode waarin de datum van de inkoopfactuur valt. Gesteld dat u binnen een maand inkoopt, verkoopt en de inkoopfactuur betaalt, dan is de eenvoudigste methode om de inkoop te boeken vanuit uw bankstrookjes; zo beperkt u uw administratiekosten met ongeveer veertig procent. Alleen indien u groot wilt doen (of een werkelijk groot bedrijf heeft en dus verschillende boekhouders in vaste dienst) gebruikt u standaard een "inkoopboek". In mijn ogen heeft het meestal de voorkeur om zo min mogelijk met een inkoopboek te werken, om uw administratie zo eenvoudig mogelijk te houden. Boek daarom rustig inkoopfacturen pas tegen de tijd dat ze betaald worden; van de Belastingdienst mag dat zo. Als u het doorrekent zult u merken dat uw rentenadeel door verlaat terugvragen van omzetbelasting kleiner is dan uw besparing op de administratie. Alleen indien u inkoopfacturen niet netjes binnen ongeveer dertig dagen betaalt (ze rustig negentig dagen laat liggen) wordt uw administratie op deze wijze weer een puinhoop, en moet u toch dat inkoopboek gebruiken.
Mocht u ooit bij de jaarwisseling nog onverkochte telefoontoestellen hebben liggen, dan boekt u de inkoopfacturen (toch via dat inkoopboek) op de datum die op de inkoopfactuur staat. Door ze niet als inkoopkosten te verantwoorden maar als balanspost voorraad krijgt u uw omzetbelasting redelijk op tijd terug, is uw bruto winst zuiver bepaald en blijkt uit uw balans hoeveel schulden u precies heeft. Alleen indien u bij het opmaken van de jaarrekening al weet dat u toestellen die u op de balans heeft staan nooit meer verkoopt voor de inkoopprijs, maar voor een lager bedrag, "waardeert" u uw voorraad (ten laste van de winst) af tot het bedrag dat u nog denkt te kunnen ontvangen als u de toestellen verkoopt. Zorg er voor dat u altijd een spreadsheet kunt uitdraaien waarop u het volledige bedrag dat op de balansrekening voorraad staat specificeert met als gegevens: uniek telefoonnummer, factuurnummer, factuurdatum, betaaldatum, betaald bedrag, kostenbedrag en waardering (de eventueel lagere waarde die het toestel nog heeft).
Omdat leasing een begrip is uit het Angelsaksische recht dat niet beschreven wordt in de Nederlandse wetgeving, doen juristen er altijd erg moeilijk over. In wezen is het echter vrij simpel: er bestaat operationele lease (verhuur) en er bestaat financiële lease (verkoop, mogelijk gemaakt door een lening).
Met een aantal banken heb ik contact gehad over de vraag of zij leningen willen verstrekken voor financiële leasing. Vanaf een bedrag van € 1.500 per klant lukt dat wel; voor computers is dat zelfs te koppelen aan een verzekering. Maar naar ik aanneem had u goedkopere telefoontoestellen in gedachten. Dan resteert er niets anders dan uit eigen vermogen financieren. Voor zover het eigen vermogen van uw onderneming daar te klein voor is kunt u proberen een persoonlijke lening van € 5.000 tot € 25.000 op te nemen. Doe dit echter wel terwijl u uw huidige baan nog heeft! Als beginnend kleine zelfstandige krijgt u van de bank niets, zelfs niet als ze u dat tevoren wel beloofd hebben. Pas tegen de tijd dat u kunt aantonen dat uw onderneming klanten heeft die regelmatig betalen, kunt u weer krediet aanvragen (en bankiers komen pas in actie als het om meer dan € 25.000 gaat); als normale regel geldt dat uw onderneming nooit meer krediet krijgt dan u al als eigen vermogen heeft. Zoek eventueel een financieel sterke partner, maar realiseert u zich dat die een belangrijk deel van uw winst zal opeisen en misschien als doel heeft via u een markt te veroveren en die zelf te houden nadat u gewipt bent.
Als u de inkoopfactuur betaalt boekt u deze op balansrekening "verhuurde goederen". Kunt u niet betalen in het jaar waarin de inkoopfactuur u gezonden werd, of bent u een trage betaler, dan gebruikt u het inkoopboek. Zorg er voor dat u altijd een spreadsheet kunt uitdraaien waarop u voor de balansrekening het volledige bedrag specificeert met als gegevens: uniek telefoonnummer, nummer inkoopfactuur, factuurdatum, betaaldatum, betaald bedrag, kostenbedrag en waardering (de eventueel lagere waarde die het toestel nog heeft). Tegenover de balansrekening "verhuurde goederen" nemen wij een rekening "cumulatieve afschrijving" op; jaarlijks bepalen wij welk deel van de investering ten laste van het resultaat moet komen als afschrijving. Het saldo van de twee aan het kalenderjaar van investering gekoppelde balansrekeningen geeft aan wat de fiscale waarde van betreffende telefoons is.
Op de datum waarop u een factuur verstuurt (of op de datum van eerdere betaling) boekt u de opbrengst als winst op "omzet verhuur". Tegenover deze winst staat natuurlijk aan het eind van het jaar de afschrijving op de investering, waar ik het hier voor over had.
Met uw klanten kunt u afspreken of u iedere maand een factuur stuurt (en wat u daar extra voor rekent). Heeft u alleen telefoontoestellen met een vooruitbetaald beltegoed, dan hoeft u niet te bedenken hoe u gesprekskosten specificeert en factureert. Laat u vervolgens aan de klant zelf het initiatief om te betalen, vraagt u om toestemming voor automatische incasso, vraagt u een periodieke overschrijving, moet de klant maandelijks komen betalen met PIN of krijgt u uw geld contant en brengt u het zelf naar de bank? Welke kosten rekent uw bank u voor de verschillende vormen van betaling? Wat moet uw klant extra betalen indien niet tijdig betaald wordt en welke korting geeft u als uw klant extra snel betaalt? Wat gebeurt er als u geen automatische incasso kunt plegen omdat het saldo op de rekening van uw klant ontoereikend is? Wees er met automatische incasso op bedacht dat bedrijven binnen vijf dagen na incasso hun geld terug kunnen vragen, en particulieren zelfs binnen dertig dagen. Hoeveel tijd nadat uw klant had moeten betalen stuurt u een herinnering, wanneer stuurt u een aanmaning en hoe lang duurt het voordat u uw vordering doorstuurt naar een incassobureau? Zorg dat u in ieder geval een kopie van het paspoort van uw klant heeft, zodat uw klant is op te sporen. Weet u wat een incassobureau u zou kosten en hoe groot de kans is dat u uw geld helemaal nooit terug ziet? Kortom, een reeks factoren die u zelf moet inschatten om in uw calculatie te verwerken. Daarnaast zijn rente en afschrijving van belang.
Als rentepercentage geef ik u ter overweging om 0,05% per dag (1,5% per maand of 18% per jaar) te rekenen, over iedere dag tussen inkoop en dag waarop u uw geld ontvangt. Tegen dat percentage kunt u zelf lenen wat u nodig heeft; staar u niet blind op goedkopere aanbiedingen, uiteindelijk zult u toch de kosten kwijt zijn. Voor de afschrijving maakt u zelf een inschatting hoe lang de huurder bereid zal zijn u maandelijks een bedrag te betalen. Gesteld dat de verkoopprijs van een toestel met vooruitbetaald beltegoed € 100 is en u denkt 18 maanden huur te kunnen vangen, dan berekent u met de formule € 100 : {(1-[1/((1,015)^18)])/0,015} dat uw klant iedere maand € 6,38 moet betalen (exclusief kosten van incasso en dekking risico's). Gevoelsmatig denk ik dat u een tientje per maand moet vragen, maar wie weet wat u zelf berekent.
Als alternatief voor verhuur kunt u in uw administratie doen alsof u het telefoontoestel verkocht heeft. Nadeel ten opzichte van verhuur is dat u de omzetbelasting al helemaal in het begin moet afdragen aan de Belastingdienst, in plaats van iedere maand een beetje. Maar omdat het om kleine bedragen gaat, bespaart u in verhouding enorm op de kosten van uw administratie. En indien uw klant een slechte betaler blijkt te zijn of te worden, heeft u met een druk op de knop een volledig overzicht geprint van het bedrag dat u door een incassobureau kunt laten ophalen, voor de nog resterende maandtermijnen. De calculatie van de maandtermijnen is nauwelijks anders dan die bij verhuur.
Nu moet u kiezen uit verschillende methoden:
De klant zal aan u nooit meer betalen dan hij er voor over heeft. In uw geval zult u meestal gebonden zijn aan de prijs waar de verschillende telefoonmaatschappijen mee adverteren. Bij verkoop zullen leveranciers u een winstmarge van tien tot dertig procent gunnen, laten we het op twintig procent van de verkoopprijs (vijfentwintig procent van de inkoopprijs) houden. De fiscus zal dat een zorg zijn, wat ook geldt bij verhuur of bijzondere constructies. Omdat u met verhuur mogelijkheden heeft meer termijnen te ontvangen dan strikt noodzakelijk is om uw calculatie dekkend te houden, kan dit aantrekkelijk zijn; aan de andere kant loopt u relatief grote risico's.
© Jeroen van Rossum, 2 april 1999, UPDATE 1 september 2004.