Vraag: hoe beperk ik de kosten van printers?

Printers zijn stroomvreters. Bedrijven doen er dan ook verstandig aan om meerdere gebruikers op een printer aan te sluiten. Die opmerkelijke aanbeveling doet Dell, zelf leverancier van printers. De elektriciteitskosten van printers liggen volgens de computerfabrikant aanmerkelijk hoger dan veel bedrijven zich realiseren.

Naar het schijnt berekende Dell dat een gemiddelde gebruiker met een individuele printer jaarlijks vijfentachtig Euro elektriciteit gebruikt. Zou je met een groep van dertig gebruikers een printer delen dan zou je per gebruiker slechts vijf Euro elektriciteit kwijt zijn. De besparing zit er in dat een laserprinter na afdrukken de drum met toner nog een half uur warm houdt. Als je een printer deelt met meer gebruikers, zal het vaker gebeuren dat de volgende print nog binnen dat halve uur gemaakt wordt dan wanneer de printer slechts een gebruiker heeft.

Het door Dell doorgerekende voorbeeld van dertig gebruikers per printer is erg mooi. De meeste printers zullen echter staan op afdelingen met minder dan tien medewerkers.

Zelfs als je werkt met een groepje van vijf mensen, spelen regelmatig twee problemen.

[1] Van de output op de printer is niet duidelijk wat van jou en wat van een ander is. Dus worden printopdrachten regelmatig dubbel gegeven omdat de verwachte stapel papier tijdelijk op een verkeerd bureau terecht kwam. Als oplossing kun je instellen dat er altijd een voorblad wordt afgedrukt waar op staat wie de opdracht heeft gegeven. Gegarandeerd extra printjes dus, maar desondanks regelmatig stapels papier die bij een verkeerde gebruiker op het bureau liggen tot die er achter komt te veel meegenomen te hebben.

[2] Briefpapier, volgpapier en factuurpapier in een printer die ook door anderen gebruikt wordt? Eindeloos vaak hoorde ik op een afdeling met dertien mensen op twee printers roepen "niemand printen, er zit speciaal papier in" - en even later een onderdrukt "shit". Als oplossing kun je kiezen voor extra dure printers die meer laden hebben. Dan ben je bij voorbaat meer geld kwijt. En wat als je facturen maakt voor zes BV's met elk een eigen briefpapier? Dan toch maar een eigen printer voor die werkplek?

Het klinkt leuk om een beleid te voeren. Jammer van een centraal vastgesteld beleid is dat het zelden is opgesteld door mensen die voldoende oog hebben voor de mate van vertrouwelijkheid (van arbeidscontracten) of facturatie (op verschillende soorten briefpapier). Mij hoor je niet zeggen dat perse iedereen een eigen printer moet hebben, maar wel dat het beleidsmatig beperken van het aantal printers alleen maar kan als je voldoende mogelijkheden inbouwt om extra printers in te zetten. Voor zich spreekt dat die extra printers een bij hun specifieke afdrukvolume lage integrale kostprijs per afdruk moeten hebben. Je zult dan meestal uitkomen bij een laserprinter van rond de honderd Euro aanschaf. En de weg naar de beslisser die kan beoordelen of de aanvraag voor een extra printer past binnen het beleid dient dus kort en laagdrempelig te zijn.